Da li vam se ponekad čini da trošite svo vrijeme na upravljanje krizama? Da je život proveo gaseći jedan požar za drugim? Osjećate li se istrošeno i ispražnjeno na kraju dana? Istovremeno, ne znate šta ste smisleno postigli? Ako je odgovor da, tada vi, dragi naš čitaoče, brkate hitne stvari s važnim i ne znate što je upravljanje vremenom. Danas, razgovarajmo o principu Dwighta D. Eisenhowera, kojeg se pridržavao tijekom karijere generala i predsjednika: “Ono što je važno rijetko je hitno, a ono što je hitno rijetko je važno.”
U nastavku ćemo pogledati razliku između ove dvije različite stvari i saznati kako vam razumijevanje Eisenhowerovog principa može pomoći da postanete ono što želite.
Razlika između hitnih i važnih zadataka
Hitno znači da zadatak treba hitnu pažnju. To su djela koja viču “Odmah!” Hitni zadaci dovode nas u reaktivni način, koji karakterizira obrambeno, negativno, ishitreno i uskogrudno razmišljanje.
Kritični izazovi su ono što doprinosi našoj dugoročnoj misiji, vrijednostima i ciljevima. Kada se usredotočimo na važne aktivnosti, djelujemo u reaktivnom načinu koji nam pomaže da ostanemo mirni, racionalni i otvoreni za nove mogućnosti.
Ovo je prilično intuitivna razlika, ali najčešće upada u zamku vjerovanja da su važne i sve hitne mjere. Ova tendencija vjerovatno vuče korijene iz naše evolucijske povijesti. Naši su se preci više fokusirali na kratkoročne probleme nego na dugoročne strategije, jer potraga za neposrednim podražajima (poput opake mačke sa sabljim zubima) može značiti razliku između života i smrti.
Dwight D. Eisenhower
Moderne tehnologije (24-satne vijesti, Twitter, Facebook, razmjena tekstualnih poruka), koje nas neprestano zasipaju informacijama, samo su ojačale ovaj uvriježeni način razmišljanja. Podsticajna tehnologija tretira sve informacije kao podjednako hitne i relevantne. Sljedeći trik Kirkorova dobit će istu težinu kao i rasprave o politikama. Doživljavamo pravi šok – stanje u kojem živimo u neprekidnom “sada” i gubimo smisao za dugoročno pripovijedanje priča i kontrolu vremena. U ovom stanju lako je izgubiti iz vida razliku između onoga što je zaista važno i onoga što je jednostavno hitno.
Posljedice ovog prioritetnog sljepila su i lične i socijalne. U vlastitom životu patimo od izgaranja i stagnacije, a na širem nivou nismo u mogućnosti riješiti zaista važne probleme našeg vremena.
Šta je Eisenhowerova matrica
Poslovni mislilac Stephen Covey popularizirao je Eisenhowerov princip odlučivanja u svojoj knjizi 7 navika visoko efikasnih ljudi. U ovoj knjizi Covey je stvorio matricu odluka kako bi pomogao pojedincima da razlikuju ono što je važno i ne bitno, a što hitno, a ne hitno. Matrica se sastoji od kvadrata podijeljenog u četiri polja ili kvadranta, označenog na sljedeći način:
- Hitno / važno,
- Nije hitno / važno
- Hitno / nije važno
- Nije hitno / nije važno
Eisenhowerova metoda omogućava čovjeku da jasno strukturira svoj život i postigne svoje ciljeve u bilo kojem poslu i aspektima života.
U nastavku ćemo detaljno opisati svaki kvadrat i objasniti u kojem od njih biste trebali provesti većinu vremena.
Hitni i važni zadaci
Zadaci u kvadratu 1 su i hitni i važni. To su zadaci koji zahtijevaju neposrednu pažnju. Takođe usmjeren na postizanje dugoročnih ciljeva u životu. Zadaci na ovoj listi predstavljaju krize, probleme ili rokove.
Evo nekoliko konkretnih primjera hitnih i važnih zadataka:
- Odgovorite na e-poštu. To mogu biti ponude za posao, e-adrese s poslovnim prijedlozima koji zahtijevaju trenutna rješenja itd.
- Isporuka seminarskog rada
- Poreski rok
- Supruga na hitnoj
- Kućni poslovi
- Srčani udar i hospitalizirani ste
- Nazvao je direktor vašeg djeteta rekavši da morate doći na sastanak o njegovom ponašanju
Šale s odgađanjem su beskrajne. Ali pravi muškarci to ne rade. Moramo upravljati svojim vremenom
Planiranjem i organizacijom, mnogi zadaci Q1 mogu se učiniti efikasnijim ili čak potpuno eliminirati. Na primjer, umjesto da čekate zadnji trenutak seminarskog rada (što ga čini hitnim zadatkom), svoje vrijeme možete završiti za tjedan dana. Ili, umjesto da čekate da se nešto u kući raspadne i treba popravak, možete slijediti redovni raspored održavanja. Iako nikada ne možemo u potpunosti eliminirati hitne i važne zadatke, možemo ih značajno smanjiti proaktivnošću i trošenjem više vremena u Q2. Što nas, naravno, vodi do …
Nisu hitni, već važni zadaci
Zadaci Q2 nemaju rokove, ali pomažu vam u postizanju važnih ličnih, akademskih i radnih ciljeva i ispunjavanju vaše misije kao osobe. Ciljevi Q2 usredotočeni su na izgradnju odnosa, planiranje za budućnost i samopoboljšanje.
Evo primjera nehitnih, ali važnih zadataka:
- Vježbati
- Vrijeme je za porodicu
- Čitanje knjiga
- Hobi
- Održavanje automobila i kuće
- Stvorite budžet i plan uštede
- Pretplatite se na bilten Bowandtie New Articles =)
Prema Coveyu, trebali bismo težiti da većinu svog vremena provedemo na Q2 događajima. Jer pružaju trajnu sreću, zadovoljstvo i uspjeh. Nažalost, postoji nekoliko ključnih problema zbog kojih je teško uložiti dovoljno vremena i energije u zadatke Q2.
Ne znate šta vam je zaista važno. Ako ne znate koje su vrijednosti i ciljevi najvažniji, nećete znati na što biste trebali trošiti vrijeme da biste ih postigli! Umjesto toga, bavit ćete se samo stvarnim zadacima. Ako osjećate da vam nedostaje misija u životu ili niste sigurni u svoje osnovne vrijednosti, savjetujemo vam da poradite na definiranju svog životnog plana i vrijednosti.
Milerova vladavina. Kombinirajte ga s Eisenhowerovim principom za liste obaveza
Kao što je upravo rečeno, svi imaju tendenciju da se usredsrede na ono što je relevantno u ovom trenutku. Ovo je naš zadani način. Teško je biti motiviran da nešto učiniš kad ti rok ne visi nad glavom. Odmak od ove pozicije zahtijeva snagu volje i samodisciplinu. Kvalitete koje ne dolaze prirodno i moraju se kultivirati i oblikovati.
Budući da događaji iz drugog kvartala ne zahtijevaju pažnju, držimo ih u sjeni i kažemo si: 'Doći ću do njih nakon što sredim ovu hitnu stvar.' Čak odbacujemo po strani otkrivajući šta je najvažnije u životu. Što samo nastavlja ciklus u kojem se sve do čega nam je stalo sastoji od hitnih zadataka.
Da bismo prevladali pristranost koja nas sprečava da se usredotočimo na Q2 aktivnosti, moramo živjeti svoj život svjesno i aktivno. Čovek po defaultu ne može započeti život.
Hitni i nevažni zadaci
Zadaci Q3 su radnje koje zahtijevaju našu pažnju sada (hitno), ali ne pomažu u postizanju ciljeva ili ostvarenju misije. Većina Q3 zadataka je ometanje drugih ljudi. To često uključuje pomoć u postizanju njihovih ličnih ciljeva i prioriteta.
Evo nekoliko konkretnih primjera Q3 zadataka:
- Telefonski pozivi
- Tekstualne poruke
- Zaposlenik koji dođe u vašu kancelariju u radno vreme da zatraži uslugu
- Zahtev bivšeg zaposlenika da u njegovo ime napiše pismo preporuke. To bi mu moglo biti važno, ali priznajmo, nije vam toliko važno.
- Mama ulazi bez upozorenja i želi da pomognete oko kućanskih poslova
Prema Coveyu, mnogi ljudi provode većinu svog vremena na zadatcima iz Q3 misleći da rade u Q3. Budući da Q3 zadaci pomažu drugima, oni se definitivno čine važnima. Pored toga, to su opipljivi zadaci čije ispunjenje daje osjećaj zadovoljstva. Ovaj se osjećaj javlja prilikom brisanja zadataka s popisa.
Sedam navika visoko efikasnih ljudi – Priručnik svakog menadžera ili osobe koja teži upravljanju vremenom
Iako su zadaci Q3 drugima važni, oni vama nisu važni. Oni nisu nužno loši, ali ih treba uravnotežiti sa akcijama Q2. Inače ćete se osjećati kao da iz dana u dan radite puno stvari. Istovremeno, shvaćajući da zapravo ne napredujete prema svojim dugoročnim ciljevima. Ovo je recept za ličnu frustraciju i ogorčenost prema drugim ljudima. Muškarci koji većinu svog vremena provode radeći na hitnim, ali nevažnim zadacima, često pate od 'sindroma dobrog momka' i žele o svom trošku usrećiti druge.
Ako se ovdje radi o vama, postanite uporniji i počnite čvrsto (ali uljudno) odgovarati na zahtjeve.
Nisu hitni i nisu važni zadaci
Zadaci Q4 nisu hitni ili važni. To je ono što se naziva „gubljenjem vremena“. Q4 nisu hitni i ne pomažu u postizanju dugoročnih ciljeva ili misije kao osobe. Uglavnom im odvlače pažnju.
Konkretni primjeri nehitnih i nevažnih zadataka:
- Gledam TV
- Besmisleno surfanje Internetom
- Video igrice
- Društvene mreže
- Kupovina
Nakon analize vašeg vremena možete ustanoviti da se puno vremena troši na aktivnosti sa 4 kvadrata. Većina ima trenutke “Gubim svoj život” nakon pregledavanja weba. Tužno je shvatiti da bi se vrijeme moglo iskoristiti za postizanje atraktivnijih ciljeva u životu. Nadamo se da većina vas tako misli.
Ne morate u potpunosti eliminirati Q4 zadatke iz svog života. Nakon napornog dana, mozak treba ponovno pokrenuti sjedenje na društvenim mrežama ili gledanje omiljene TV emisije pola sata.
Umjesto da se riješite nehitnih i nevažnih zadataka, pokušajte potrošiti ograničeno vrijeme na njih. Dobar pokazatelj je 5% budnih sati.
Zadatak čitatelja
Molimo vas ove sedmice da primijenite Eisenhowerovu matricu odluka na što više aspekata života. Zaustavite se i zapitajte se: 'Radim li to zato što je važno ili radim zato što je hitno?'
Trošenje većine vremena na nehitne, ali važne zadatke dat će vam osjećaj smirenosti, kontrole i pribranosti. Osjećat ćete se kao da napredujete. Trošenjem vremena na planiranje / organizaciju aktivnosti na drugom trgu možete spriječiti i riješiti mnoge krize i probleme u Q1. Uravnotežite Q3 upite s vlastitim potrebama. I uživajte u činjenici da u Q4 ne provodite previše vremena i radite efikasno. Davanjem prioriteta Q2 zadacima, bez obzira na situaciju, napetost ili vremenski okvir s kojim se suočavate, steći ćete mentalnu, emocionalnu i fizičku sposobnost za postizanje većih visina, a ne paničiti zbog loših performansi.
Eisenhower Matrix prikladni alati
Da bismo vam pomogli da primijenite Eisenhower matricu, nudimo sljedeće alate.
Aplikacija na telefonu
Taskman je zgodna i lijepa aplikacija Eisenhower-ove matrice iz AppStore-a
To je telefonska aplikacija koja olakšava organiziranje zadataka prema Eisenhower matrici. Imali smo priliku igrati s njim i svidjelo nam se ono što smo vidjeli. Nažalost, nije moguće pronaći podudaranje za Android.
Eisenhowerov matrični radni list
Stvorili smo krasan mali PDF Eisenhowerove matrice koji možete preuzeti ovdje: The-Eisenhower-Decision-Matrix. Odštampajte jedan večeras i odvojite 30 minuta za rad. Navedite zadatke na kojima trošite većinu svog vremena i rasporedite ih po kvadratima matrice. To će vam dati ideju da li dobro upravljate svojim vremenom.
Konačno
Nakon čitanja razmislite kako smanjiti količinu vremena provedenog na zadacima Q1, Q3 i Q4. I povećati količinu vremena potrebnog za djelovanje u Q2.
